Rechnungen an deine Endkunden

Wir haben unseren gesamten Endkundenrechnungslauf noch einmal umgekrempelt und deutlich optimiert. Von nun an sind die Rechnungen noch besser an deine buchhalterischen Bedürfnisse angepasst. Uns von bookingkit ist es ein sehr wichtiges Anliegen, dass Du für deine Buchhaltung bestens aufgestellt bist - daher haben wir die neue Rechnungslogik intensiv mit unseren Steuerberatern besprochen und möchten dir mit diesem Artikel unsere neue, verbesserte Rechnungsabwicklung erklären:

  1. Neu: Zahlungshinweis
  2. Optimierte Rechnungslogik
  3. Verbessert: Stornierungen
  4. Wissenswertes


Du hast noch Fragen zur Abrechnung? Dann bitte hier entlang!

Zahlungshinweis

Das Allerwichtigste zuerst: Deine Endkunden erhalten im Anhang der Bestätigungsmail ab sofort keine PDF-Rechnung mehr, sondern einen Zahlungshinweis. Dieser gleicht im Prinzip der Endkundenrechnung, wie wir sie bisher verschickt haben. Sie enthält also alle wichtigen Informationen wie Zahlungsmethode, Zahlstatus und Zahlungsdatum. Der Zahlungshinweis ist kein offizielles Dokument. Diesen Zweck erfüllt einzig und allein die Rechnung, die dir und deinen Kunden natürlich immer noch zur Verfügung steht.
 
 Selbstverständlich kannst Du den Zahlungshinweis in deinem bookingkit-Account in der Bestelldetailansicht herunterladen:


 
 Und hier siehst Du ein Muster eines Zahlungshinweises:

Rechnungen

Deine Endkunden können die Rechnungen weiterhin in der Leistungsübersicht herunterladen. Im Backend steht dir diese wie gewohnt in der Bestell-Detailansicht zur Verfügung. Neu ist, dass sobald Du in der Bestellung einen Posten änderst, also z.B. einen zusätzlichen Teilnehmer hinzufügst, und die Rechnung daraufhin das erste Mal wieder durch deinen Endkunden oder dich geöffnet wurde, eine neue Rechnung erstellt wird, die einer Rechnungskorrektur entspricht.
 
Im Zuge der neuen Rechnung wird natürlich auch eine neue Rechnungsnummer erstellt. Wenn z.B. RN4-VNFAUX die originäre Rechnungsnummer ist, lautet die Neue wie folgt: RN4-VNFAUX-1.
 
Deinem Kunden steht in der Leistungsübersicht immer die jeweils aktuelle Rechnung zur Verfügung. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung hast Du im Backend Zugriff auf alle jemals erstellten Rechnungen.
 
Neu ist auch, dass Zahlungsmethode sowie Zahlsstatus und Zahlungsdatum auf der Rechnung nicht mehr aufgeführt werden. Diese werden nur auf dem Zahlungshinweis aufgeführt.

Stornierungen

Stornierungen und Rückerstattungen gehören mit Sicherheit zu deinem unternehmerischen Alltag und wie Du weißt gibt es verschiedene Möglichkeiten der Stornierungen und Rückerstattung in bookingkit. Doch wie genau wird dies durch unsere neue Rechnungslogik beeinflusst?

  • Stornierung der gesamten Bestellung: Solltest Du eine komplette Bestellung stornieren, erhält dein Endkunde in der Stornierungsbestätigung eine Stornorechnung. Diese steht dir als Anbieter in deinem bookingkit-Account unter Bestellungen > stornierte Bestellungen natürlich ebenfalls zur Verfügung: 
  • Teilweise Stornierung einer Bestellung: Solltest Du nur einzelne Teilnehmer einer Bestellung stornieren, die Bestellung als solche aber weiterhin in bookingkit bestehen bleiben, erhält dein Endkunde in der Stornierungsmail eine entsprechend neue, angepasste Rechnung. 
  • Rückerstattungen: Solltest Du darüber hinaus noch eine Rückerstattung veranlassen, z.B. monetärer Art oder per Wertgutschein, erhält dein Kunde in der Stornierungsmail neben der Storno- oder der neuen Rechnung eine Gutschrift über den jeweils erstatteten Wert.

    Und hier ein Beispiel einer Gutschrift:
  • Stornierung einer bereits bezahlten Bestellung ohne Rückerstattung: Wenn Du eine Bestellung mit Bezahlung vor Ort erhältst, kannst Du diese ja als bezahlt markieren. Bei Bestellungen, die online bezahlt werden, wird das Geld direkt automatisch auf dein Treuhandkonto überwiesen. Sobald eine Zahlung als bezahlt markiert ist, gab es einen Geldfluss. Wenn Du ohne Rückerstattung stornierst - das erhaltene Geld also nicht in irgendeiner Form erstattest - taucht dies im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auf der Rechnung als "Buchungsgebühr" auf. Das Geld liegt ja nach wie vor bei dir und wurde durch den Kunden bezahlt, deswegen muss dies auf der Rechnung natürlich auch entsprechend ausgewiesen werden.

Wissenswertes

Bei Bestellungen mit Zahlung auf Rechnung und Reservierungen wird kein Zahlungshinweis versandt.
 Damit wir diese beiden Fälle buchhalterisch korrekt abbilden können, müssen Rechnungen versandt werden. Wie gehabt erhält dein Kunde natürlich alle nötigen Informationen um den offenen Posten zu begleichen, wie z.B. IBAN, Verwendungszweck & Co. Selbstverständlich kann sich dein Kunde jeder Zeit die Rechnung sowie alle weiteren relevanten Informationen in der Leistungsübersicht herunterladen.

Weitere relevante Einstellungen für deine Endkunden-Rechnungen könnten die Steuersätze sein. Hierfür solltest Du außerdem die Gutscheinart deiner Wertgutscheine definieren (Mehrzweck- Einzweckgutscheine).

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