Faire de la comptabilité et créer des factures n'est pas exactement le loisir préféré de tout le monde. C'est pour cela que bookingkit propose des modules pour vous accompagner dans ces opérations administratives.

  • La comptabilité avec bookingkit
  • Comment créer des statistiques pour analyser mes opérations ?
  • Quelle est la différence entre "Statistiques" et "Comptabilité" ?
  • Compte séquestre : la caution
  • Compte séquestre : débit et crédit
  • À quoi correspond le montant total de mon compte séquestre ?
  • Comment consulter le solde de mon compte à une date passée ?
  • À quelle vitesse vais-je recevoir chaque paiement ?
  • Les factures bookingkit que vous recevez en tant que client chez nous

La comptabilité avec bookingkit

Pour la comptabilité, nous travaillons avec notre partenaire MangoPay. Il s'agit d'un fournisseur de portefeuille en ligne. Lorsqu'un de vos clients passe une réservation, l'argent se dirige vers le portefeuille MangoPay que nous vous ouvrons lors de la mise en service de bookingkit. Pour vous, cela signifie trois choses :

  1. Le revenu que vous générez grâce à bookingkit ne passe jamais par notre compte bancaire, il reste le vôtre à tout moment. MangoPay répond de plus aux lois bancaires internationales, notamment en matière de sécurité. 
  2. À l'exception des paiements PayPal, nous prélevons les frais de réservations ainsi que les frais de transaction en ligne (tous deux incluant la TVA) avant que vos revenus n'arrivent sur votre portefeuille MangoPay.
  3. Dans le cas où vous avez activé PayPal, les revenus obtenus par ce biais se trouveront sur votre compte PayPal, et non sur MangoPay. Les frais seront ici aussi prélevés avant d'arriver sur votre compte PayPal.

Vous retrouverez votre compte MangoPay et tout ce qui touche à la comptabilité dans l'onglet comptabilité dans bookingkit.

Comment créer des statistiques pour analyser mes opérations ?

Vous trouverez un module conçu spécialement pour les statistiques et les exports de données, dans le module statistiques.
Vous trouverez plusieurs rapports exportables sous Excel dans l'onglet Statistiques > export. Vous pouvez exporter à peu près toutes les informations qui se trouvent dans votre compte bookingkit, cela inclut bien sûr les données comptables et les factures.

Vous pouvez sélectionner les informations que vous souhaitez exporter dans un document Excel, CSV ou encore PDF. Veuillez noter que vous ne pourrez pas retravailler les données avec un document PDF.

Si vous souhaitez exporter toutes les factures sur une période donnée, dirigez-vous vers "dossier compressé (ZIP)" et vous n'avez plus qu'à "générer l'export". Votre export sera alors bientôt disponible.

Vous pouvez de plus exporter certaines donnéees depuis l'onglet comptabilité directement.

Quelle est la différence entre "Statistiques" et "Comptabilité" ?

Le module de statistiques liste toutes les commandes quelles qu'elles soient.
Le module de comptabilité, quant à lui, se concentre uniquement sur les commandes passées en ligne et qui ont transité par MangoPay (cela n'inclut donc pas PayPal).

En somme, la différence se fait sur les méthodes de paiement utilisées par vos clients comme résumé dans le tableau ci-dessous.

Il est aussi important de noter que les commandes sont triées par date de réservation dans la partie statistiques alors qu'elles le sont par date de paiement dans la partie comptabilité. 

Les différences sont notamment dues aux paiements par prélèvements automatiques, aux paiements via nos plateformes marketing partenaires et aux paiements par facture. Ces paiements sont bien souvent traités après la réservation.

Si vous vous rendez compte de divergences en ce qui concerne les paiements, vous pouvez nous écrire à service@bookingkit.de pour que nous vérifions ensemble ce qui peut clocher. 

Si vous vous y connaissez en Excel, le plus simple est d'utiliser la fonction RECHERCHEV pour trouver les divergences.

Compte séquestre : la caution

La caution, ou dépôt de garantie, ne dépend de nous mais de notre partenaire MangoPay. Cela correspond à 5% du revenu généré pendant les 180 derniers jours. Le revenu vous revient intégralement après 180 jours.

Cette caution permet entre autres d'être utilisée comme réserve en cas de litige de paiement avec vos clients.
 

Compte séquestre : débit et crédit

À tout moment, vous pouvez débiter votre compte MangoPay pour transférer le revenu sur votre compte d'entreprise. Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : si pour une raison ou pour une autre il vous faut créditer votre compte MangoPay, vous pouvez le faire directement depuis l'onglet comptabilité.

Vous pourrez aussi bien sûr télécharger un justificatif par la suite.

À quoi correspond le montant total de mon compte séquestre ?

Il s'agit de la somme de tous vos revenus sans nos commissions. Elles ne sont pas inclues sur MangoPay vu qu'elles sont prélevées au paiement. Bien entendu, si vous débitez votre compte MangoPay en faveur de votre compte d'entreprise, le solde de votre compte bookingkit diminuera.

Des relevés mensuels seront automatiquement créés chaque mois.

Comment consulter le solde de mon compte à une date passée ?

Dans l'onglet comptabilité, sélectionnez deux dates passées. La date de droite  "au" correspond à la date pour laquelle vous souhaitez avoir le solde, et la date de gauche "depuis" le début de la période d'analyse. En ne sélectionnant que deux jours, vous limiterez la taille du rapport et vous trouverez le solde à la date finale en bas.

Dans l'exemple ci-dessous, le solde au 19/06/2019 était de xxxx CHF.

À quelle vitesse vais-je recevoir chaque paiement ?

Tout dépend de la méthode de paiement. Les paiements par prélèvements automatiques, les paiements via nos plateformes marketing partenaires ainsi que les paiements par facture prennent en général quelques jours à être traités avant d'arriver sur votre compte MangoPay.

Le reste des paiements est traité immédiatement et les fonds sont alors disponibles sur votre compte.

En raison de certains délais de paiement, les frais de paiement en ligne ainsi que les frais de réservation ne seront pas directement prélevés pour les méthodes de paiement susmentionnées. Une facture correspondante vous sera adressée en fin de mois.

Les factures bookingkit que vous recevez en tant que client chez nous

Vous recevrez chaque mois une facture de notre part. Elle contiendra les éléments suivants :

  • les frais de bases (soit les mensualités fixes). Si vous changez de tarif en cours de route, par exemple si vous passez d'un StarterKit à un BusinessKit, la mensualité sera calculée automatiquement au jour près ;
  • les frais de transaction en ligne (soit les frais bancaires). Cela correspond à ce que nous reversons à MangoPay. Ils ne s'appliquent pas sur les paiements sur place ;
  • les frais de réservation.
  • les frais par ticket
  • les frais de PayPal s'ils s'appliquent
  • les commissions de nos partenaires marketing si elles s'appliquent

Vous trouverez un historique de vos relevés mensuels ici et un exemple de facture ci-dessous : 

Nous sommes bien conscients que la comptabilité n'est pas le sujet le plus simple à comprendre au monde, c'est pour cela que nous nous tenons à votre disposition à tout moment si vous avez besoin d'aide.

 

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